Hiveminder

平常有記錄待辦事項的習慣嗎?用便利貼、文字檔、或記在月曆上都有各自的優缺點,而以前當兵時曾經用outlook來管理待辦事項,用起來事實上也是不錯的,但是因為收信不用outlook,若特意裝一套outlook來管理,就顯得殺雞用牛刀。

最近朋友推薦我一個新玩具叫做Hiveminder,由RT:Request Track的開發公司Best Pratical Solutions製作。使用了一段時間,覺得還不錯,就依我個人的使用情境來寫點簡單的介紹。最近比較累,懶得自己抓圖詳解,不過官方網站有導覽頁面,大家可以搭配著看看。(10/10追加說明,請看文章最後的註二)

Hiveminder的首頁在此,之前需要邀請函,目前已經公開,任何人都可以直接註冊。註冊很簡單,填寫email和密碼之後,他會寄信來確認。帳號就是email,若註冊後想換email也沒有問題,進選項修改,再重新認證即可。

剛進入界面,當然還沒有任何待辦事項,這時候就可以新增幾個來玩。新增的方式基本上有兩種,用create task或用braindump,create task應該很直覺,必要的資料當然是待辦事項名稱,也可以輸入tag(註一),另外視需要可以增加一些比較詳細的屬性,優先度(priority),顯示日期(hide until),到期日(date due),說明等等。
(優先度決定目前顯示出來的待辦事項的順序,顯示日期則是在你指定的日期之前不會顯示在Todo之下,用Lists->Later可以看到所有暫時被隱藏的待辦事項。到期日應該不用解釋了。)

braindump則是用一些文字指令讓你可以一次輸入複數的待辦事項,可以用braindump的屬性包括名稱、tag、優先度、說明。(不想把這篇寫成step by step,請大家自己參閱說明,若不懂可以再問我無妨。)

基本上就是這樣,做完的工作就打勾,就表示完成了。Task Review可以把目前的每項待辦事項都看一遍,不過我目前記錄的待辦事項不多,所以我通常直接在Todo List下面直接用他的edit功能。有些東西暫時不想看到,就選擇Hide Until tomorrow/ saturday/ monday/ next month/ next year。

另外,記得在使用者選項中設定好你的時區(Time zone),另外把信件提示(Email reminders)設定成daily,Can we email you?打勾,Hiveminder就會在每天早上六點寄出今天的工作事項,若不想收到信件提示就把daily改成never即可。

再來就是在每頁的右上角,會有四個小圖示,印表機是列印用的格式,而其他三個是feed。文件圖示是純文字feed,feed圖示是atom rss,月曆的小圖示是ical feed,這些代表你目前這頁的feed位址。feed位址用一串亂數表示,保護不會隨便讓人取得。而除了todo之外,每一頁都有自己獨立的feed,不管是Todo,Later,甚至你搜尋的結果頁都會產生一個feed。當你覺得你的feed位址不安全了,可以到使用者選項->安全性(security)下面按一下generate new feed links,這樣所有舊的feed url都會全部被清掉。

而對我來說最有用的是iCal的feed,這可以在Google Calendar中匯入(使用Other Calendars+->Public Calendar Address來加入 iCal feed)。若有設定到期日的待辦事項,會在日曆上顯示這項工作,長度是一整天。要注意,若只加入Todo,那被隱藏的待辦事項在日曆上就不會顯示了,所以像我目前是加入Todo和Later兩個feed。Google Calendar在加入feed之後似乎都不會即時更新,所以要過一段時間再來確認他是否動作正確。

我想應該還有很多更好用的玩法,(例如clkao在買東西的待辦事項都加上shopping的tag,然後手機的瀏覽首頁就連接到shopping tag的頁面。這樣在外面的時候就可以隨時確認有什麼東西該買還沒有買的。)就靠大家自己發掘了。

目前沒有中文界面,所以若是對英文排斥的人就可惜了,當然他待辦事項和說明等,輸入中文是完全沒有問題的。若有問題或建議,在系統的左下角Send us feedback!也可以直接和作者們反應,相信會有滿意的答覆。

寫得好亂,不曉得大家看不看得懂,總之這是一個不錯玩的系統,去玩看看吧!

註一:tag在web 2.0時代應該不需要太多說明,不過避免有人不清楚,在此解釋一下。相對於top-down的傳統category分類方式,tag是一種bottom up的分類方式,任一筆資料都可以有你隨意定義的一些tag,之後再利用這些tag來彙整資料。

Hiveminder的系統照慣例一筆工作可以有多個tag,用空白分開,例如說Foo Bar代表Foo和Bar兩個tag。若想要輸入的tag有空白,用引號括住,例如說"John Smith"。而tag除了可以搜尋之外,在Hiveminder介面左邊也有以tag cloud形式(數量越多的tag字越大)顯示的tag list。

註二:我發現我忘了介紹相依的待辦事項。直接點擊待辦事項,在介面下方可以看到"But First"和"And Then"兩個區塊,就可以定義待辦事項的先後順序。有先後順序的待辦事項,前面一件事做完,標示完成之後,才會顯示下一件事。我們看到他是create new task,不過如果你輸入已經存在的id的話,就可以在已經存在的待辦事項之間建立連結。我個人不是很常用,但是基本上它是個相當有用的功能。

留言

  1. 從搜尋進到這個寶地呵呵,雖然一開始是要找如何在每篇文章後面加入讓別人訂閱的rss,卻意外得知這個好用的線上軟體,非常感謝您雖然問題還沒解決...

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